Informationsmanagement

Rahmenbedingungen und Missverständnisse:

Die meisten Mitarbeiter leiden unter einer Informationsüberflutung und es ist ein verbreitetes Missverständnis, dass Mitarbeiter im QM-Handbuch Regelungen lesen sollen/ müssen. In der Realität lesen nur die wenigsten Mitarbeiter (ggf. einige neue Mitarbeiter) Regelungen, genutzt werden schwerpunktmäßig Formulare (Dienstreise, Bestellung Material usw.) sowie einige wenige Regelungen (insbesondere Hygiene). Regelungen sind primär ein Managementinstrument!

Prinzipien eines sinnvollen Informationsmanagements:

• Fassen Sie wesentlichen Änderungen in einem regelmäßigen QM-Newsletter zusammen. Dieser sollte nicht länger als eine Seite sein, niemand liest mehr!

• Fassen Sie die wichtigsten relevanten QM-Regelungen in einem QM Kompakt zusammen. Durch diese kleine Broschüre steigern Sie den Kenntnisstand über die wirklich relevanten Regelungen und schaffen mehr Verbindlichkeit.

• Ein Content-Management-System (d.h. Intranet, in dem alle aktuelle Dokumente und Informationen, Termine, Nachrichten, Online-Formulare abgelegt sind) ist unabdingbar.
  Ein Content-Management-System löst primär keine Probleme, sondern lebt erst mit dem zugrunde liegenden Qualitätsmanagementsystem und stellt die Inhalte schnell und einfach mit "lernfähiger" Volltextsuche zur Verfügung. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind:

• • Eine leistungsstarke Suchfunktion, denn die meisten "Treffer" werden über die Suchfunktion erzielt.
  • Ablage aller relevanten Informationen, denn dann wissen Mitarbeiter, dass sich das suchen lohnt.
  • Klare Ablage, so dass man zu allen relevanten Informationen mit drei Klicks gelangt.

• Wir investieren viel Zeit in die Förderung der E-Mail-Kultur. E-Mail-Progamme können die Informationsverteilung und Kommunikatoin machtvoll unterstützen, aber nur, wenn Sie richtig genutzt werden.